Dossiers de terrain
Garder Digipharmacie en changeant d’expert-comptable
Une titulaire nous a expliqué que ses factures étaient déjà réunies dans Digipharmacie. Son critère de choix était concret : pouvoir continuer à les transmettre sans recommencer la saisie. Avant de comparer les honoraires, testez le circuit d’une facture et d’un avoir.
La démarche en pratique
- Demandez qui possède l’accès au service, qui peut l’administrer et si vous conservez vos archives après la fin de la mission. N’envoyez jamais les identifiants du titulaire par courriel. Demandez au cabinet comment ouvrir un accès nominatif.
- Sélectionnez une facture de grossiste, un avoir concernant un retour et un achat ponctuel absent du circuit habituel. Faites expliquer au cabinet la récupération de chacune de ces pièces, le traitement des doublons et le canal prévu pour une pièce manquante.
- Fixez une date de bascule et un premier point de contrôle. Faites distinguer les frais de récupération d’historique, la licence éventuelle et le traitement courant dans la lettre de mission. Convenez de la personne qui relance le fournisseur en cas de facture absente.
Mise en situation
Au comptoir
Exemple fictif : la facture d’achat et l’avoir figurent dans l’outil, mais une facture de maintenance du réfrigérateur a été adressée par courrier. Un circuit de secours nominatif évite de mélanger les pièces déjà récupérées et celles à transmettre manuellement.
Repère de gestion à adapter aux pièces et aux engagements de votre officine.